Предпринимательская деятельность и официальное деловодство не могут обойтись без документооборота. Все чаще бумажный формат уступает место электронному, когда заявление или другие справки не нужно заверять письменной подписью. Теперь достаточно просто подтвердить документы с помощью электронно-цифрового ключа и отправить по е-мейлу. Для этого разработано специальное программное обеспечение.
Понятие электронного документооборота
Современные СЭД-системы – это софт, разработанный для создания, форматирования, передачи документов между сотрудниками, подразделениями, предприятиями и инстанциям. В нем есть все необходимые инструменты для быстрой работы.
При желании и необходимости электронные документы можно переводить в бумажный формат. В таком случае для получения ими официального статуса требуется подпись руководителя и мокрая печать. В электронном виде достаточно электронно-цифровой подписи, выдаваемой аккредитованным сертификационным центром.
Кроме обмена официальной информацией, СЭД-системы позволяют назначать задания и следить за ходом их выполнения. Для этого существует возможность связки нескольких документов в одну группу или цепочку.
Для каких целей подходит СЭД
Возможности систем электронного документооборота обширны. С их помощью можно выполнять и контролировать множество задач и действий. Среди них:
- Внутренний обмен информацией между отделами. Например, сразу же после выгрузки товара на складе отдел продаж увидит его актуальное количество и закупочную цену. В то же время отдел закупок сможет следить за актуальным наличием и вовремя заказать новую партию.
- Ведение статистики. Для планирования бизнес-процессов важно знать успехи и поражения на протяжении определенного периода времени. Собрать статистические данные по одному или нескольких показателях получится всего парой кликов мышкой.
- Облегчение внутреннего оборота финансовых документов. Эта функция выгодна экономическому отделу и бухгалтерии. Работникам больше не нужно собирать по всему предприятию накладные, отчеты и выписывать квитанции. Все это доступно в соответствующих разделах.
- Упрощение сдачи отчетной документации. В СЭД-системах уже есть шаблоны документов в разные государственные органы. Несколько несложных действий позволят собрать все данные из связанных документов в единый отчет.
И это только незначительная часть возможностей, связанная с работой в системах электронного документооборота. С каждым днем разработчики софта стараются расширить функции. Благодаря этому руководители и сотрудники предприятий получают идеальные виртуальные офисы.