Фискальный накопитель (ФН) должен обязательно использоваться в онлайн-кассе. В этой статье мы расскажем о том, как приобрести ФН с наименьшими затратами и без риска получить штраф от налоговой.
Что такое фискальный накопитель?
Фискальный накопитель – шифрующее устройство, функциями которого являются защита, запись и хранение данных в фискальных документах и обмен информацией с операторами фискальных данных.
В старых контрольно-кассовых машинах был специальный модуль (электронная контрольная лента защищенная), который сохранял информацию о чеках, сменах и кассирах. Его нужно было менять каждые 13 месяцев, а всю информацию передавать в ФНС в форме кассовых Z-отчетов.
Фискальный накопитель в новых кассовых аппаратах имеет гораздо больше возможностей:
- Увеличенный объем памяти (256 Mb вместо 4 в ЭКЛЗ)
- Шифрование входящей и исходящей информации
- Электронная подпись чека
- Сохранение данных о суммах и списке проведенных товаров и услуг в чеках
Фискальный накопитель заменяется каждые 13, 15, 18 или 36 месяцев в зависимости от вида бизнеса и модели кассового аппарата.
В старых кассах для замены ЭКЛЗ приходилось вызывать технического специалиста. Сегодня в законодательстве нет требования о заключении договора с центром технического обслуживания контрольно-кассовых аппаратов. По желанию и при наличии возможности фискальный накопитель допустимо заменять своими силами.
Разновидности фискальных накопителей
Изначально контрольно-кассовую технику требуется зарегистрировать в ФНС. На учет ставятся только те аппараты и накопители, которые присутствуют в утвержденных реестрах. Сегодня в этих списках 18 моделей. Информация время от времени изменяется, вносятся новые модели, поэтому налоговой службой запущена страница для проверки актуальности списка. Она находится по адресу https://kkt-online.nalog.ru/
Самые главные параметры при выборе фискального накопителя – поддерживаемые версии форматов фискальных документов и период действия ключа.
Модели называются ФН-1 или ФН-1.1 Разница состоит в поддерживаемых форматах фискальных документов. Это набор реквизитов, которые могут указываться в чеке.
Всего есть три версии – 1.0, 1.05 и 1.1. Каждая следующая содержит больше реквизитов, чем предыдущая.
1 января 2019 года формат 1.0 перестает поддерживаться, а во всех кассах с этим форматом потребуется замена фискального накопителя на версию 1.05. Также придется обновить версию программного обеспечения кассы и систему учета товара.
Сейчас обсуждается вопрос о требовании внеплановой замены фискального накопителя (письмо федеральной налоговой службы №ЕД-4-20/2586 от 12 февраля 2018 года).
Срок службы ФН
Законодательством определены два срока:
1.Не меньше трех лет при оказании услуг либо использовании упрощенной системы налогообложения, единого налога на вменяемый доход, единого сельскохозяйственного налога или прогрессивной системы налогообложения
2.Не меньше 13 месяцев для организаций и предпринимателей на одном из условий:
- Продажа подакцизных товаров
- Работа на общей системе налогообложения или совмещение со специальными режимами
- Временная или сезонная работа
- Автономное использование кассы
- Работа в качестве платежного агента
Законодательством определены именно минимальные сроки. В теории организация на общей системе налогообложения может самостоятельно выбрать тип фискального накопителя с необходимым сроком действия, а ИП на ЕНВД за установку фискального накопителя со сроком менее трех лет грозит штраф в размере 1500-3000 рублей.
При приобретении фискального накопителя необходимо тщательно изучить паспорт изделия. Если трехлетний накопитель используется для общего режима или продажи акцизных товаров, то его срок службы будет ограничен 410 днями. Если ККТ действует, не передавая данные в ОФД, то срок службы увеличивается до 18 месяцев.
В паспортах некоторых фискальных накопителей указано, что они не могут использоваться при общей системе налогообложения. В таких ситуациях приобретение накопителей с большим сроком действия лишено смысла. Также трехлетние ФН не рассчитаны на большой объем продаж. Если ежедневно проводится больше 200 чеков, то подобный накопитель не будет работать нормально.
Как выбрать фискальный накопитель
Для оказания услуг с упрощенной системой налогообложения (кроме продажи подакцизных товаров), единым налогом на вмененный доход или патентной системой налогообложения или для сельхозпроизводителей можно приобретать ФН сроком службы на 3 года.
Для применения спецрежимов на временных или сезонных работах подойдет ФН, рассчитанный на 13-36 месяцев.
Для продажи подакцизных товаров или работы на ОСН потребуются ФН на 13-15 месяцев. Дополнительно стоит учесть ограничения, указанные в технической документации к накопителям.
Для работы без передачи данных онлайн лучше всего подойдет ФН на полтора года.
Оптимальной покупкой является ККТ с поддержкой всех версий форматов фискальных документов.