Служебные поездки являются неотъемлемой частью производственного процесса. При совершении командировок сотрудник расходует личные средства на затраты, связанные с поездкой, которые по приезду возмещаются предприятием. Выплата командировочных возможна только при наличии подтверждающей документации.
Отчетные документы: что к ним относится
Часто сотрудника могут отправлять в служебную поездку не на один день, и в связи с этим у него есть право на компенсацию расходов на жилье. Документы для бухгалтерского расчета затрат в командировке официально подтверждают время прибытия и выезда из места назначения. По приезду сотрудник может предоставить следующие документы для возврата средств:
- счет;
- акт оказания услуг;
- чеки;
- квитанции;
- договор аренды.
Необходимо помнить, что вся отчетная документация должна быть на бланках установленной формы, с необходимыми печатями, подписями и правильно заполнена.
Отчетные документы при пребывании в гостинице
Платеж за размещение в отеле может быть оплачен как работником из личного бюджета, который по возвращению будет возмещена, так и деньгами из командировочных средств, выделенных заранее. Согласно законодательству, все виды гостиничных услуг обязательно должны подтверждаться чеком или необходимым бланком, таким образом гостиница должна предоставить документацию, которая подтверждает факт проживания сотрудника в служебной поездке.
Таким образом, по окончанию проживания в отеле, работник обязательно должен получить отчетные документы гостиницы, которые доказывают его нахождение в период служебной поездки. В отеле такими документами могут быть:
- счет;
- чеки за предоставленные услуги;
- квитанции.
Стоит отметить, что не будут возмещаться дополнительные сервисы в номер, ресторан, бар и оздоровительные услуги, если это заранее не было оговорено или утверждено в положении предприятия о командировках.
Реквизиты счета на оплату гостиницы
Отель, который использует в своей работе контрольно-кассовый расчет, по окончанию пребывания выставляет счет за предоставленные услуги. Если такой расчет не используется, то выдается любой из бланков строгой отчетности, подтверждающий расходы: ваучер, гостиничный чек, квитанция.
Документы, подтверждающие денежный перевод на счет отеля, относятся к первичной документации бухгалтерского учета, и к ним предъявляются особые требования, следование которым подтверждает их подлинность.
Согласно требованиям, бланк счета или квитанции должен быть сделан типографским способом и иметь следующие реквизиты:
- название и серия документа;
- шестизначный номер;
- название гостиницы;
- регистрационные сведения – ИНН, КПП и т.п.;
- адрес гостиницы;
- фамилия, имя и отчество клиента, оплатившего проживание;
- стоимость номера;
- время вселения и выселения из гостиницы;
- дополнительные услуги;
- фамилия, имя и отчество, должность, принявшего оплату и оформившего квитанцию, подпись;
- печать;
- штамп об оплате.